Mit KI-Telefonassistent für Hausmeister - 24/7 erreichbar bei Notfällen

Inhaltsverzeichnis

• Das Problem: 24/7-Pflicht trifft auf Realität
• Wie Frag Maxi Hausmeistern hilft
• Typische Szenarien aus dem Hausmeister-Alltag
• Saisonalität meistern: Winter, Sommer, Herbststürme
• Integration in deine Hausmeister-Software
• Preise & ROI für Hausmeister
• So richtest du Frag Maxi ein
• Häufige Fragen von Hausmeistern
• Nächste Schritte

Das Problem: 24/7-Pflicht trifft auf Realität

Samstagabend, 21:30 Uhr. Du sitzt beim Abendessen mit der Familie. Dein Handy klingelt. Ein Mieter aus dem Wohnkomplex in der Hauptstraße. "Die Heizung ist ausgefallen! Es ist eiskalt hier, und mein Kind bekommt keine Luft!"

Du gehst ran, weil du musst - du bist vertraglich zur 24/7-Erreichbarkeit verpflichtet. Der Mieter ist panisch. Du beruhigst ihn, sagst zu, dass du in 20 Minuten da bist. Das Abendessen ist vorbei. Die Familie ist enttäuscht. Aber was sollst du machen?

Am nächsten Tag, Sonntagmorgen, 8 Uhr: Dein Handy klingelt wieder. Ein anderer Mieter, anderes Objekt. "Wasser läuft aus der Decke!" Du bist gerade beim Frühstück. Aber du gehst wieder ran. Notfall. Du fährst los.

Montagvormittag, 11 Uhr: Du bist im Heizungskeller, reparierst die Heizung vom Wochenende. Dein Handy klingelt. Du hörst es nicht - zu laut hier unten, Werkzeug, Lüfter. 5 verpasste Anrufe. Zwei davon waren Notfälle, drei Routine-Anfragen. Die Notfälle haben andere Hausmeister gerufen. Die Aufträge sind weg.

Die harte Realität:

• 85% der Hausmeister sind vertraglich zur 24/7-Erreichbarkeit verpflichtet (Quelle: Facility Management-Studie 2025)
• 70% aller Notfall-Anrufe kommen außerhalb der Arbeitszeit (abends, nachts, Wochenende)
• 80% der Anrufer legen bei Anrufbeantwortern sofort auf - auch bei Notfällen
• Bei Heizungsausfall im Winter: 60% der Mieter rufen innerhalb von 10 Minuten den nächsten Hausmeister an, wenn der erste nicht rangeht

Jeder verpasste Notfall-Anruf kann bedeuten:

• Rechtliche Konsequenzen (Verkehrssicherungspflicht verletzt, Mietminderung)
• Verlust von Aufträgen (Mieter/Hausverwaltung ruft andere Hausmeister)
• Reputationsschaden ("Der ist nie erreichbar!")
• Finanzielle Verluste (200-800€ pro Notfall-Auftrag)

Was du brauchst: Einen virtuellen Assistenten, der 24/7 für dich ans Telefon geht, Notfälle sofort erkennt (Heizung, Wasser, Aufzug), dringende Fälle an dich weiterleitet und Routine-Anfragen terminiert - während du im Heizungskeller, auf dem Dach oder beim Abendessen bleibst.

Erfahrungsbericht

KI-Telefonassistenz bei Schädlingsbekämpfer Björn Wilhelmsen

Der Schädlingsbekämpfer arbeitet mit der KI-Telefonassistenz Frag Maxi und berichtet von massiven Verbesserungen bei der Auflegrate neuer Kunden. Diese ist von 60% auf 10-15% gefallen.

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Wie Frag Maxi Hausmeistern hilft

Frag Maxi ist dein KI-Telefonassistent, der nie Feierabend macht, nie im Urlaub ist und jeden Anruf entgegennimmt - besonders die Notfälle, die über deinen Ruf entscheiden.

Die 7 wichtigsten Funktionen für Hausmeister:

1. 24/7 Anrufannahme - auch wenn du schläfst
Ob du im Heizungskeller bist, auf dem Dach, beim Kunden, im Feierabend, nachts oder im Urlaub: Frag Maxi nimmt jeden Anruf an. Keine Warteschleife, kein "Bitte hinterlasse eine Nachricht". Ein echtes Gespräch - rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr. Deine vertragliche 24/7-Pflicht ist erfüllt - rechtssicher dokumentiert.

2. Automatische Notfall-Erkennung
Frag Maxi erkennt Notfälle automatisch durch intelligente Spracherkennung. Schlüsselwörter wie "Heizung ausgefallen", "Wasser läuft", "Aufzug steckt fest", "kein Strom", "Geruchsbelästigung" werden sofort erkannt. Der Anruf wird direkt an dein Handy weitergeleitet - mit allen Details (Objekt, Wohnung, Problem, Kontakt). Du entscheidest, ob du sofort losfährst.

3. Priorisierung nach Dringlichkeit
Frag Maxi unterscheidet automatisch zwischen:

• Notfall (Heizung, Wasser, Aufzug, Strom) → Sofort an dich weiterleiten
• Dringend (Schlüssel verloren, Müll nicht abgeholt, Licht im Treppenhaus) → E-Mail + nächster Werktag
• Routine (Glühbirne wechseln, Heckenschnitt, Reparatur-Termin) → Termin buchen, keine Unterbrechung

4. Objektzuordnung und Mieter-Erkennung
Frag Maxi kennt deine Objekte und Mieter. Wenn ein bekannter Mieter anruft, erkennt er ihn: "Hallo Herr Müller aus der Hauptstraße 12, Wohnung 3. Was kann ich für Sie tun?" Bei neuen Anrufern fragt er nach: "Welches Objekt? Welche Wohnung?" Damit weißt du sofort, wo du hinmusst - ohne lange zu fragen.

5. Terminplanung für Routine-Arbeiten
Der Assistent schaut in deinen Kalender und bucht Termine für Routine-Arbeiten: Glühbirne wechseln, Heckenschnitt, Wartung, Reparaturen. Der Mieter bekommt eine Bestätigung ("Ihr Hausmeister kommt am Dienstag, 18. Februar um 10 Uhr"), du siehst morgens deine Termine. Fertig.

6. Mehrsprachigkeit ohne Aufwand
Viele deiner Mieter sprechen Türkisch, Arabisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch oder Englisch? FragMaxi erkennt die Sprache automatisch und führt das Gespräch in der Muttersprache des Anrufers. Egal wieviele Sprachen du aktivierst, dir entstehen keine Zusatzkosten. Besonders in Großstädten (Berlin, Hamburg, Köln) ein Gamechanger.

7. Rechtssichere Dokumentation
Jeder Anruf wird automatisch protokolliert: Wer hat angerufen? Wann? Was war das Problem? Was wurde vereinbart? Bei Rechtsstreitigkeiten (z.B. "Der Hausmeister war nicht erreichbar!") hast du den Beweis: "Herr Müller hat am 12.02. um 21:30 Uhr angerufen, Frag Maxi hat das Gespräch geführt, Notdienst wurde informiert." Rechtssicher.

Typische Szenarien aus dem Hausmeister-Alltag

Szenario 1: Heizung ausgefallen - Freitagnacht, 23 Uhr

Situation: Ein Mieter ruft an, weil die Heizung ausgefallen ist. Es ist Februar, -5°C draußen, die Wohnung kühlt schnell aus. Freitagnacht, 23 Uhr. Du bist gerade im Bett.

Ohne Frag Maxi:

• Anruf geht auf die Mailbox
• Mieter probiert es 3x, dann ruft er einen anderen Hausmeister-Notdienst
• Der andere Hausmeister kommt, repariert die Heizung → Auftrag weg (300-600€)
• Am Montag beschwert sich die Hausverwaltung: "Warum warst du nicht erreichbar?"
• Mieter fordert Mietminderung wegen Kälte → Rechtlicher Ärger

Mit Frag Maxi:

Ergebnis: Du bekommst den Anruf auf dein Handy, mit allen Details. Du entscheidest: Fahre ich jetzt noch raus (23 Uhr), oder erst morgen früh um 6 Uhr? Du rufst den Mieter zurück, sagst zu: "Ich komme in 30 Minuten." Auftrag gesichert (300-600€). Mieter ist zufrieden ("Der Hausmeister ist wirklich immer erreichbar!"). Hausverwaltung ist zufrieden. Keine Mietminderung.

Warum das entscheidend ist: Im Winter (November-März) gibt es durchschnittlich 15-20 Heizungsausfall-Anrufe pro Woche. Wer zuerst rangeht, bekommt den Auftrag. Ohne FragMaxi: 80% verpasst = 12-16 Aufträge weg = 4.000-9.000€ Verlust pro Woche.

Szenario 2: Wasserrohrbruch - Sonntagmorgen, 8 Uhr

Situation: Ein Mieter ruft panisch an, weil Wasser aus der Decke läuft. Sonntagmorgen, 8 Uhr. Du bist gerade beim Frühstück mit der Familie.

Ohne Frag Maxi:

• Du gehst ran (weil du die Nummer erkennst)
• Frühstück ist vorbei
• Du fährst los, Familie ist enttäuscht
• Du bist gestresst, weil du keine Details hast (Welche Wohnung? Wie viel Wasser?)

Mit Frag Maxi:

Ergebnis: Du bekommst den Anruf auf dein Handy, mit allen Details (Wohnung 8, Wasser von oben, Hauptwasser nicht abgestellt). Du rufst sofort zurück, sagst: "Ich komme in 10 Minuten. Bitte legen Sie so viele Handtücher wie möglich aus. Ich kümmere mich ums Hauptwasser." Du fährst los, weißt aber schon genau, was zu tun ist. Auftrag gesichert (400-800€). Wasserschaden begrenzt. Familie versteht: "Okay, das war wirklich ein Notfall, du hattest alle Infos."

Ohne Frag Maxi: Du gehst blind ran, fragst erst 5 Minuten lang nach Details (Welche Wohnung? Wie viel Wasser? Wo genau?), verlierst Zeit. Oder: Du gehst gar nicht ran, Mieter ruft anderen Hausmeister, der kommt, dreht das Wasser ab. Auftrag weg + Reputation weg.

Szenario 3: Aufzug defekt - Montagvormittag, 10:30 Uhr

Situation: Eine ältere Mieterin ruft an, weil der Aufzug stecken geblieben ist. Sie sitzt im 5. Stock, kann die Treppen nicht laufen (Rollator). Montagvormittag, 10:30 Uhr. Du bist gerade beim Kunden, im Heizungskeller, bei einer Wartung.

Mit Frag Maxi:

Ergebnis: Du bekommst eine SMS (nicht Anruf, da kein Notfall) mit allen Details. Du rufst nach 10 Minuten zurück (nachdem du die Wartung fertig hast), sagst: "Frau Weber, ich kümmere mich sofort. Ich rufe den Aufzug-Service an. Wenn es nicht bis 11 Uhr klappt, bestelle ich Ihnen ein Taxi, ich übernehme die Kosten." Du rufst den Aufzug-Service an (hat Vorrang, weil du alle Infos hast), der kommt in 30 Minuten. Aufzug läuft wieder. Mieterin schafft den Arzttermin. Reputation gesichert ("Unser Hausmeister kümmert sich wirklich!").

Ohne Frag Maxi: Anruf geht auf Mailbox, Mieterin verpasst Arzttermin, beschwert sich bei Hausverwaltung, Hausverwaltung ist sauer auf dich. Oder: Du gehst ran, bist aber gerade im Heizungskeller, hörst schlecht, fragst 3x nach, Mieterin ist genervt.

Szenario 4: Routine-Anfrage - Glühbirne wechseln

Situation: Ein Mieter ruft an, weil die Glühbirne im Treppenhaus kaputt ist. Kein Notfall, aber sollte gemacht werden. Dienstagvormittag, 11 Uhr. Du bist auf dem Dach, reparierst eine Satellitenschüssel.

Mit Frag Maxi:

Ergebnis: Termin gebucht, du wurdest nicht unterbrochen. Morgens siehst du im Kalender: "Mittwoch 14 Uhr, Gartenstraße 15, Glühbirne wechseln." Du nimmst die Glühbirne mit, fährst hin, 5 Minuten Arbeit, fertig. Mieter ist zufrieden. Keine Unterbrechung, keine Rückfragen.

Ohne Frag Maxi: Anruf verpasst, Mieter ruft 3x, lässt frustrierte Nachricht auf Mailbox, du rufst zurück, Ping-Pong (5 Anrufe hin und her), bis Termin steht. Zeitverschwendung.

Saisonalität meistern: Winter, Sommer, Herbststürme

Hausmeister haben extreme Saisonalität. FragMaxi hilft dir, die Peak-Zeiten zu managen - und in der Nebensaison keine Anrufe zu verpassen.

Winter (November - März): Heizung + Schnee

Was passiert:

• Heizungsausfälle explodieren (15-20 Anrufe pro Woche)
• Schneeräumungspflicht (Verkehrssicherung, rechtliche Haftung)
• Notfälle nachts und früh morgens (Heizung fällt nachts aus, Schnee muss vor 7 Uhr geräumt sein)
• Mieter sind panisch ("Mein Kind friert!", "Ich bin 80 Jahre alt und kann nicht heizen!")

Ohne Frag Maxi:

• Heizungs-Notrufe nachts verpasst = andere Hausmeister bekommen die Aufträge
• Schneeräumung-Anrufe um 6 Uhr morgens = Stress, Unterbrechung
• Rechtliche Risiken (Verkehrssicherungspflicht verletzt, Sturz auf Eis = Haftung)

Mit Frag Maxi:

• Jeder Heizungs-Notfall wird sofort erkannt und an dich weitergeleitet (auch nachts)
• Schneeräumung-Anrufe werden priorisiert ("Schnee liegt, Verkehrssicherungspflicht!")
• Rechtssichere Dokumentation ("Mieter hat um 6:15 Uhr angerufen, Frag Maxi hat weitergeleitet)
• Du behältst den Überblick, auch wenn 20 Anrufe pro Tag kommen

Peak-Zeiten im Winter:

• 22:00-06:00 Uhr: 40% aller Heizungs-Notfälle (nachts fällt auf, dass es kalt wird)
• 06:00-08:00 Uhr: 35% aller Schneeräumung-Anrufe (muss vor Arbeitsbeginn geräumt sein)
• Samstag/Sonntag: 30% aller Anrufe (Mieter sind zu Hause, merken Probleme)

→ 75% aller Winter-Anrufe außerhalb der Bürozeiten!

Sommer (Juni - August): Grünpflege + weniger Notfälle

Was passiert:

• Weniger Notfälle, mehr Routine (Heckenschnitt, Rasenmähen, Müll)
• Du möchtest Urlaub machen
• Trotzdem kommen Anfragen rein (Aufzug defekt, Schlüssel verloren, Wasserhahn tropft)

Mit Frag Maxi:

• Urlaubsvertretung: Der Assistent übernimmt, auch wenn du 2 Wochen weg bist
• Anfragen werden erfasst, Routine-Termine für nach dem Urlaub gebucht
• Notfälle (Aufzug, Wasser) werden an einen Kollegen weitergeleitet (den du vorher hinterlegt hast)
• Du kannst abschalten, ohne Angst, Aufträge zu verlieren oder Anrufe zu verpassen

Herbst (September - November): Herbststürme + Laub

Was passiert:

• Herbststürme → umgestürzte Bäume, kaputte Dachziegel, verstopfte Regenrinnen = Notfälle
• Laub-Beseitigung (Verkehrssicherungspflicht, rutschige Wege)
• Heizung anwerfen (erste Heizungsausfälle nach dem Sommer)
• Viele Anrufe am Wochenende (nach Stürmen, Freitagnacht bis Sonntagabend)

Mit Frag Maxi:

• Notfall-Priorisierung nach Herbststürmen (Dachziegel gefallen → sofort durchstellen)
• Schnelle Terminvergabe für Laub-Beseitigung
• Rechtssichere Dokumentation (Verkehrssicherungspflicht erfüllt)

Besonderheit: Im September/Oktober gibt es oft Herbststürme → 10-15 Notfall-Anrufe pro Sturm (Dachziegel, Bäume, Regenrinnen). Wer zuerst abnimmt, bekommt die Aufträge (jeweils 200-600€). FragMaxi stellt sicher, dass du keinen Notfall verpasst.

Integration in deine Hausmeister-Software

Frag Maxi arbeitet nicht isoliert. Er fügt sich nahtlos in deine bestehenden Tools ein.

FragMaxi integriert sich mit:

1. Meisterwerk (vollständige Integration)

Viele Hausmeister nutzen Meisterwerk. Frag Maxi ist vollständig integriert:

• Anrufe werden automatisch als Aufträge in Meisterwerk angelegt
• Kundendaten (Objekte, Mieter) werden synchronisiert
• Notizen und Gesprächszusammenfassungen erscheinen im Auftrag

Workflow-Beispiel:

1. Mieter ruft an → FragMaxi nimmt entgegen
2. Notfall erkannt → sofort an dein Handy weitergeleitet
3. Termin gebucht → automatisch in Meisterwerk eingetragen
4. SMS-Bestätigung geht raus → Mieter ist informiert
5. Du öffnest morgens Meisterwerk → alle neuen Aufträge sind da, fertig vorbereitet

2. Hausverwaltungs-Software

• DOMUS (Branchenführer für Hausverwaltung)
• casavi, Hausgold, properti, immocloud
• API-Integration für Objektverwaltung und Mieter-Kommunikation

3. Weitere Kalender & CRM-Systeme

• Google Calendar, Outlook, Apple Calendar
• Salesforce, HubSpot, andere CRMs

4. Kommunikations-Kanäle

• SMS-Bestätigungen an Mieter ("Ihr Hausmeister kommt am...")
• E-Mail-Zusammenfassungen für dich und die Hausverwaltung
• WhatsApp für Foto-Upload (z.B. Fotos vom Problem: Wasserschaden, kaputte Heizung)

Preise & ROI für Hausmeister

Was kostet Frag Maxi?

Alle Pakete beinhalten:

• ✅ Integration in Meisterwerk & Hausverwaltungs-Software
• ✅ Schnittstelle zu anderen Systemen
• ✅ Kostenlose Einrichtung
• ✅ 30+ Sprachen inklusive
• ✅ Rechtssichere Dokumentation aller Anrufe

ROI-Kalkulation für Hausmeister:

Rechnen wir mit realen Zahlen (Winter, Hochsaison):

Ohne Frag Maxi (November-März):

• 200 Anrufe pro Monat (mehr im Winter wegen Heizung + Schnee)
• 80% Abbruchrate = 160 verpasste Anrufe
• 20% davon wären Aufträge gewesen = 32 Aufträge
• Durchschnittlicher Notfall-Auftrag: 400€ (Heizung, Wasser, Aufzug)
• Verlust: 12.800€ pro Monat

Mit Frag Maxi:

• 200 Anrufe pro Monat
• 20% Abbruchrate = 40 verpasste Anrufe (manche legen trotzdem auf)
• 160 Anrufe werden beantwortet
• 32 zusätzliche Aufträge pro Monat
• Durchschnittlicher Auftrag: 400€
• Zusatzumsatz: 12.800€
• Kosten FragMaxi: 199€ (Maxi Pro) + ~200€ (zusätzliche Minuten) = 399€
• Netto-Gewinn: 12.401€ pro Monat

Das bedeutet: Frag Maxi hat sich nach dem ersten gewonnenen Notfall-Auftrag bereits bezahlt gemacht. Jeder weitere Auftrag ist reiner Gewinn.

Vergleich mit Alternativen:

Ein verpasster Heizungs-Notfall kostet dich 400-600€. Ein verpasster Wasserrohrbruch 600-1.200€. FragMaxi kostet 199€/Monat.

So richtest du Frag Maxi in 20 Minuten ein

Du brauchst keine IT-Kenntnisse. Hier ist der Prozess:

Schritt 1: Account erstellen (5 Min.)

• Geh auf fragmaxi.de und registriere dich
• Gib deine Betriebsdaten ein (Name, Adresse, Objekte, Leistungen)

Schritt 2: Telefonnummer verknüpfen (5 Min.)

• Deine bestehende Nummer wird zu Frag Maxi umgeleitet
• Zum Testen bekommst du eine Extra-Nummer für den Assistenten

Schritt 3: Assistent konfigurieren (10 Min.)

• Begrüßungstext festlegen: "Hier ist der Telefonassistent von [dein Service]"
• Notfall-Keywords definieren: "Heizung", "Wasser", "Aufzug", "Strom", "Gas", "Geruch" → sofort durchstellen
• Dringlichkeits-Stufen festlegen:
  • Notfall → sofort an Handy
  • Dringend → E-Mail, Rückruf so schnell wie möglich
  • Routine → nur E-Mail, Termin buchen
• Öffnungszeiten hinterlegen: "Mo-Fr 7-18 Uhr, Notfälle 24/7"
• Meisterwerk/Hausverwaltungs-Software-Integration aktivieren

Schritt 4: Testen & Live gehen

• Testanruf durchführen (simuliere Heizungs-Notfall → wird durchgestellt?)
• Routine-Test (simuliere Glühbirne wechseln → Termin gebucht?)
• Bei Bedarf Feintuning (Begrüßung anpassen, Notfall-Keywords verfeinern)
• Live schalten – fertig!

Häufige Fragen von Hausmeistern

Nächste Schritte: Starte jetzt mit Frag Maxi durch

Du hast drei Möglichkeiten:

1. Testanruf machen

Unter dieser Nummer +49 30 75668800
 sprichst du mit Maxi und schilderst ein Problem wie einer deiner Kunden.

2. Demo-Termin buchen

Buch dir hier einen Termin mit einem unserer Kollegen, der dir mit dir zusammen deinen Telefonassistenten einrichtet.

3. Einfach loslegen und direkt ausprobieren

Richte dir direkt ein Konto ein und teste selbst, wie Frag Maxi funktioniert. 

Konto einrichtenFrag Maxi Website

Warum Hausmeister Frag Maxi nutzen:

Im Winter 2024/2025 haben Hausmeister in Deutschland durchschnittlich 40-50% ihrer Notfall-Anrufe verpasst. Nicht weil sie nicht wollten - sondern weil sie gerade im Heizungskeller, auf dem Dach, beim Kunden oder im Feierabend waren. Frag Maxi löst dieses Problem - ohne dass du zusätzliches Personal einstellen musst.

Viele Hausmeister und Facility-Management-Betriebe in Deutschland nutzen Frag Maxi bereits. Sie waren es leid, nachts um 2 Uhr wegen Heizungsausfällen geweckt zu werden - oder verpasste Notfälle an die Konkurrenz zu verlieren.

Die Frage ist nicht, ob du einen KI-Telefonassistenten brauchst. Die Frage ist: Wie viele Notfall-Aufträge kannst du dir noch leisten zu verpassen - besonders im Winter, wenn ein einziger verpasster Heizungs-Anruf 600€ kostet, eine Mietminderung droht und dein Ruf auf dem Spiel steht?

Der Winter kommt. Wer jetzt nicht erreichbar ist, verliert. Wer Frag Maxi hat, gewinnt.