Björn Wilhelmsen kan sitt yrke utan och innan. Han har arbetat som skadedjursbekämpare i 20 år och för fem år sedan satsade han på egenföretagande med Wilhelmsen Biotec. Det som började som ett enmansföretag är nu ett team med fem anställda. Men med tillväxten följde en utmaning som många hantverksföretag känner till alltför väl: Hur når man ut till sina kunder när man själv är på plats?
"I början hade jag satt upp vidarekoppling till min mobiltelefon", minns Björn. "Man är ute hos kunden, lämnar telefonen i bilen, kommer tillbaka och har missat fem kundsamtal." Ett problem som har en direkt inverkan på affärsframgången - för om du inte kan nås förlorar du order.
Björn testade olika tillvägagångssätt. Den klassiska telefonsvararen? "Den har helt enkelt en väldigt hög uppläggningsfrekvens. Om samtalet inte besvaras ringer kunden upp nästa nummer direkt och då är du ute ur leken."
Så han testade ett callcenter. "Det gick sådär", säger Björn diplomatiskt. När han själv testringde insåg han: "Företagsnamnet uttalades inte riktigt som det skulle, det ekade och ibland spelades det musik i bakgrunden." Inte precis det professionella intryck man vill göra.
Situationen förbättrades avsevärt när en kontorsanställd anställdes. Men även här fanns det gränser: Semester, sjukdom, arbetstoppar - det behövdes en lösning som alltid var tillgänglig.
Idag har Björn hittat en lösning som han är "helt nöjd" med: sin AI-telefonassistent Ida, som han använder via Ask Maxi och Meisterwerk-plattformen. Och Ida är mer än bara ett tekniskt verktyg - hon är en fullfjädrad teammedlem.
Vad är det som gör Ida speciell? Hon förstår verksamheten. "Hon känner till exempel igen nyckelordet "råttor" och ställer sedan specifika frågor: Är råttorna inne i eller utanför byggnaden?" förklarar Björn. "Ida engagerar kunden i en konversation och registrerar samtidigt data."
Värdet är särskilt tydligt under högsäsong: "Under getingsäsongen slutade telefonen aldrig att ringa. Ida frågar: Finns det allergiker i huset? Är getingarna i lägenheten? Hon kopplar fram akuta ärenden direkt."
Björn själv var kritisk till en början: "Jag är också en av dem - gammal tysk hammare. Så fort jag hör en datoriserad röst lägger jag på." Han var rädd för att kunderna skulle reagera på samma sätt.
Det motsatta är fallet. "Jag var mer skeptisk än mina kunder", medger han. "En kund berömde Ida för hennes vänliga röst. Det är en naturlig röst, inte så mekaniskt irriterad." Självklart finns det enskilda fall som föredrar att prata med en människa. "Men för det mesta får Ida ett mycket positivt mottagande. Jag får också fina hälsningar till Ida."
Björn har testat olika konfigurationer och optimerat sin installation:
Björn utnyttjar personaliseringsmöjligheterna till fullo: "Vi bor långt norrut här och det är därför Ida säger 'Moin' i telefonen."
Ännu bättre: kända kontakter hälsas välkomna med namn. "Du ringer och du är inte längre en främling. Du möts direkt av AI:n."
Björn har medvetet fokuserat på det väsentliga när det gäller samtalsorsaker: "Jag har den mest nödvändiga informationen, det som jag tycker är viktigast. Var kommer angreppet ifrån? Hur länge har den varit där? Jag fick en känsla av att det är bättre att hålla det enkelt så att den som ringer inte tappar tålamodet."
Siffrorna talar för sig själva. Medan uppskattningsvis 60% av nya kunder lägger på luren på telefonsvararen är siffran för Ida endast 10-15%. "Jag har definitivt avbrott, men jag har det också med telefonsvararen. Men det är väldigt lågt", bekräftar Björn.
En avgörande faktor för Björn: "Allt fungerar på resande fot. Jag kan se sammanfattningen under mitt uppdrag och kan göra en bedömning: Är det bråttom eller kan det vänta till kvällen?"
På så sätt kan han koncentrera sig fullt ut på den aktuella kunden utan att ständigt behöva titta på sin telefon - och ändå veta vad som händer.
"Med AI-telefonassistans känner man sig mer uppringd än med en telefonsvarare. Man blir uppringd under dagen", säger Björn och sammanfattar kundperspektivet. För honom betyder Ida framför allt en sak: "Så som jag har inställningarna nu är jag helt nöjd."
Från vidarekoppling till en mobiltelefon och dåliga erfarenheter av callcenter till en perfekt konfigurerad AI-telefonassistent - Björn Wilhelmsen har gått den väg som många hantverksföretag fortfarande har framför sig. Hans råd? Ge tekniken en chans, prova den och anpassa den. För i slutändan är det inte skepticismen som räknas, utan resultatet.
Och Ida är numera en permanent medlem i Björns team.
Björn Wilhelmsen har drivit sitt eget skadedjursbekämpningsföretag i norra Tyskland i 5 år. Med 20 års erfarenhet i branschen och ett team på 5 anställda erbjuder Wilhelmsen Biotec professionell skadedjursbekämpning för privata och kommersiella kunder.
Klicka här för att besöka företagets webbplats.