500 Anrufe pro Woche - und Hein hält bei C - A Sylt den Rücken frei

Inhaltsverzeichnis

• Namen, Telefonnummer, Anliegen – alles dokumentiert
• Wenn sonst keiner kann: Hein ist immer da
• Volle Kontrolle mit der KI
• So kommt die Hein bei den Anrufern an
• Über C - A Sylt

“Moin, ich bin Hein von C und A Sylt Vermietung und Pension. Da meine Kolleginnen bereits in Gesprächen stecken, nehme ich gerne Ihr Anliegen auf. Wie kann ich Ihnen helfen?” So werden seit Januar Anrufer bei C - A Sylt begrüßt, wenn das Telefon gerade besetzt ist. KI-Telefonassistent Hein geht ans Telefon, wenn alle anderen Leitungen bereits belegt sind oder gerade keiner ans Telefon kann. Damit entlastet die KI das vierköpfige Team, das pro Woche bis zu 500 Anrufe entgegennimmt.

Namen, Telefonnummer, Anliegen – alles dokumentiert

Bei den meisten Anrufern geht es um eine Buchung oder sie haben direkt Fragen zum Aufenthalt: “Wo ist der Parkplatz oder die Mülltonne?” Hein fragt freundlich nach dem Anliegen, Namen und der Telefonnummer. Das Gespräch wird zusammengefasst, die wichtisten Daten strukturiert. Dann bekommt das Team alle Infos per Mail. Die Mitarbeiterinnen sprechen sich ab, wer welchen Rückruf übernimmt, und arbeiten die Anrufe dann entsprechend ihrer Dringlichkeit ab.

Wenn sonst keiner kann: Hein ist immer da

Hein läuft den ganzen Tag – und springt immer dann in die Bresche, wenn sonst keiner kann. Beim Rückruf weiss man dann schon worum es geht, hat zum Beispiel die angefragte Information bereits aus dem System herausgesucht, ist damit besser vorbereitet und effizienter.

Volle Kontrolle mit der KI

Claudia Kochanek ist Inhaberin und Geschäftsführerin der C - A SYLT Ferienwohnung GmbH. Ihr geht es weniger um die Zeitersparnis, die es natürlich im Vergleich zum klassischen Anrufbeantworter - den man abhören muss - durchaus gibt. Vielmehr geht es um Kontrolle. Wissen worum es geht, wie dringlich der Rückruf sein muss.

Bei Notfällen klingelt sofort das richtige Telefon

Während Hein generell einfach Anliegen und Infos abfragt, gibt es für bestimmte Notfälle eine direkte Rufumleitung zum Hausmeister-Team. Lässt der Anrufer gewisse, vorher definierte Stichwörter fallen wie: Notfall, ausgesperrt oder Heizung kaputt, dann erkennt der KI-Telefonassistent diese und stellt den Anrufer direkt zum Hausmeisterteam durch. Falls dieser nicht rangehen kann, erfasst Hein auch hier Namen und Telefonnummer, sodass der Rückruf schnellstmöglich erfolgen kann.

So kommt Hein bei den Anrufern an

Zweifel an der KI? Claudia Kochanek sieht das entspannt: “Es gibt Personen, die mit Hein diskutieren, andere legen direkt auf. Aber ich bin fest davon überzeugt - das ist die Zukunft.” Die Geschäftsführerin hat den KI-Telefonassistenten bei einem anderen Unternehmen gesehen und sofort ausprobiert.

Die Einrichtung des KI-Telefonassistent lief laut der Claudia Kochanek reibungslos. Eine besonders gewiefte Mitarbeiterin in Sachen IT hat sich darum gekümmert und “Hein” schnell zum Laufen gebracht.

Handwerker-Software Meisterwerk für den Hausmeisterdienst

C und A Sylt nutzt nicht nur Frag Maxi, sondern auch ein weiteres Software Produkt aus dem Hause Meisterwerk: Die Handwerker-Software des Berliner Start-ups. Damit plant, koordiniert und dokumentiert die Ferienwohnungsvermietung ihren Hausmeisterdienst. Sobald zum Beispiel “der Klodeckel kaputt ist” oder etwas repariert werden soll, wird das in Meisterwerk eingetragen. Dabei geht es Claudia K vor allem um Kontrolle. Keine Zettel und Hefte mehr, die irgendwo rumfliegen. Alles ist sauber digital hinterlegt und damit nachvollziehbar: “Wer hat was wann wo gemacht”.

Über C - A Sylt

Seit über 10 Jahren macht C - A Sylt Urlaubern den Sylt-Aufenthalt einfach und angenehm. Inhaberin Claudia Kochanek und ihr Team kümmern sich um alles: Vermietung, Gästebetreuung, Objektpflege und die kleinen und großen Notfälle, die im Ferienvermietungsgeschäft dazugehören. Der Anspruch: persönlicher Service und schnelle Hilfe, wenn's darauf ankommt."

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